OFFICES BASICS
Về timeline
Buổi 2SUMAVERAGE/MAX/MINCOUNT/ROUNDIFSUMIF/COUNTIF

Giáo trình Excel cho người mới

Doanh thu hằng ngày và công thức Excel
Buổi này bắt đầu học công thức Excel bằng dữ liệu bán hàng thực tế của Tamabee. Mỗi công thức đều gắn với một việc quản lý quán: tính tổng, đánh dấu đơn lớn, tính doanh thu theo món và đếm phương thức thanh toán.

Sau bài này bạn làm được gì?

Sau buổi này, người học hiểu SUM, IF, SUMIF, COUNTIF và biết dùng công thức để trả lời câu hỏi kinh doanh đơn giản.

1
Tính thành tiền và tổng doanh thu bằng SUM
Doanh thu là con số đầu tiên chủ quán cần biết mỗi ngày. Nếu cột thành tiền sai thì mọi báo cáo phía sau đều sai theo.
Lý thuyết

Thành tiền của một đơn hàng bằng số lượng nhân đơn giá, trừ giảm giá nếu có. SUM dùng để cộng nhiều dòng thành một tổng.

Ví dụ

Khách mua 2 tô Phở bò, đơn giá 980 JPY, không giảm giá. Thành tiền là 2 × 980 = 1,960 JPY.

Công thức mẫu

Thành tiền từng dòng

=F2*G2-H2

F2 là số lượng, G2 là đơn giá, H2 là giảm giá. Công thức này đặt ở cột Thành tiền.

Tổng doanh thu

=SUM(I:I)

Cộng toàn bộ cột Thành tiền. Khi học thực tế nên chọn vùng cụ thể, ví dụ I2:I100.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Mở file buoi-02-sales-week-1.csv.
  2. 2Thêm cột Thành tiền JPY nếu file chưa có.
  3. 3Chèn cột Thành tiền JPY ngay giữa Giảm giá JPY và Thanh toán. Khi đó Thành tiền là cột I, Thanh toán chuyển sang cột J.
  4. 4Ở dòng đầu tiên của cột Thành tiền, nhập =F2*G2-H2.
  5. 5Kéo công thức xuống các dòng còn lại.
  6. 6Ở cuối bảng, dùng =SUM(I2:I11) để tính tổng doanh thu tuần.
Lưu ý dễ sai
  • Nếu Excel của bạn dùng dấu chấm phẩy, hãy đổi =SUM(I2:I11) không sao, nhưng các hàm nhiều tham số như IF/SUMIF có thể cần ; thay vì ,.
  • Nên định dạng cột tiền là Number hoặc Currency JPY để dễ đọc.
2
Các hàm thống kê nhanh hay dùng
Khi quản lý quán, không phải lúc nào cũng chỉ cần tổng tiền. Chủ quán còn hay hỏi: đơn trung bình bao nhiêu, đơn cao nhất là đơn nào, có bao nhiêu dòng dữ liệu, có ô nào còn trống không.
Lý thuyết

AVERAGE tính trung bình, MAX lấy số lớn nhất, MIN lấy số nhỏ nhất, COUNT đếm ô có số, COUNTA đếm ô có dữ liệu, COUNTBLANK đếm ô trống. ROUND dùng để làm tròn kết quả cho dễ đọc.

Ví dụ

Tamabee muốn biết giá trị đơn hàng trung bình trong tuần, đơn cao nhất, đơn thấp nhất và còn bao nhiêu dòng chưa có ghi chú kiểm tra.

Công thức mẫu

Giá trị đơn hàng trung bình

=AVERAGE(I2:I11)

Tính trung bình cột Thành tiền JPY. Ví dụ dùng để biết mỗi đơn hàng thường mang về khoảng bao nhiêu JPY.

Đơn hàng cao nhất

=MAX(I2:I11)

Tìm thành tiền lớn nhất trong vùng I2:I11 để xem đơn cao nhất của tuần.

Đơn hàng thấp nhất

=MIN(I2:I11)

Tìm thành tiền nhỏ nhất trong vùng I2:I11 để xem đơn thấp nhất của tuần.

Đếm số dòng có thành tiền

=COUNT(I2:I11)

COUNT chỉ đếm ô có số. Nếu một dòng chưa tính thành tiền thì hàm này giúp phát hiện số dòng đã tính đủ.

Đếm số dòng có tên món

=COUNTA(D2:D11)

COUNTA đếm ô không trống, dùng tốt với dữ liệu chữ như tên món.

Đếm ô ghi chú còn trống

=COUNTBLANK(K2:K11)

Nếu thêm cột Ghi chú kiểm tra ở K, công thức này cho biết còn bao nhiêu dòng chưa ghi chú.

Làm tròn đơn trung bình

=ROUND(AVERAGE(I2:I11),0)

Làm tròn giá trị trung bình về 0 chữ số thập phân để báo cáo tiền JPY dễ đọc hơn.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Sau khi đã có cột Thành tiền JPY, tạo một vùng báo cáo nhỏ tên Thống kê nhanh.
  2. 2Dùng =AVERAGE(I2:I11) để tính giá trị đơn hàng trung bình.
  3. 3Dùng =MAX(I2:I11) và =MIN(I2:I11) để tìm đơn cao nhất/thấp nhất.
  4. 4Dùng =COUNT(I2:I11) để kiểm tra có bao nhiêu dòng đã có thành tiền dạng số.
  5. 5Dùng =COUNTA(D2:D11) để đếm số dòng có tên món.
  6. 6Thêm cột Ghi chú kiểm tra, để trống vài dòng rồi dùng =COUNTBLANK(K2:K11) để đếm ô trống.
  7. 7Nếu kết quả trung bình có số lẻ, dùng =ROUND(AVERAGE(I2:I11),0) để làm tròn.
Lưu ý dễ sai
  • COUNT và COUNTA khác nhau: COUNT đếm số, COUNTA đếm ô có dữ liệu kể cả chữ.
  • Nếu vùng tính có dòng tổng ở cuối bảng, không đưa dòng tổng đó vào AVERAGE/MAX/MIN để tránh tính trùng.
  • Với tiền JPY, thường làm tròn 0 chữ số thập phân là đủ dễ đọc.
3
IF: nếu đúng thì làm gì, nếu sai thì làm gì
IF giúp Excel tự phân loại dữ liệu. Người học không cần nhìn từng dòng rồi tự ghi chú bằng tay.
Lý thuyết

IF có 3 phần: điều kiện, kết quả khi đúng, kết quả khi sai. Đọc như câu tiếng Việt: Nếu hôm nay là thứ 2 thì quán nghỉ, nếu không thì quán bán.

Ví dụ

Tamabee nghỉ thứ 2. Nếu ngày đơn hàng rơi vào thứ 2, Excel ghi Quán nghỉ; các ngày khác ghi Quán bán.

Công thức mẫu

IF đơn giản

=IF(WEEKDAY(A2,2)=1,"Quán nghỉ","Quán bán")

WEEKDAY(A2,2) trả về thứ trong tuần theo kiểu thứ 2 = 1, thứ 3 = 2 ... chủ nhật = 7.

IF theo giá trị đơn hàng

=IF(I2>2000,"Đơn lớn","Đơn thường")

Nếu thành tiền lớn hơn 2,000 JPY thì đánh dấu là đơn lớn.

IF lồng IF

=IF(WEEKDAY(A2,2)=1,"Quán nghỉ",IF(I2>2000,"Quán bán - đơn lớn","Quán bán - đơn thường"))

Nếu ngày ở cột A là thứ 2 thì nghỉ. Nếu không phải thứ 2, kiểm tra tiếp Thành tiền ở cột I để phân loại đơn lớn hay đơn thường.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Sau khi đã chèn Thành tiền JPY ở cột I, thêm cột Ghi chú quán hoặc Phân loại đơn ở bên phải bảng.
  2. 2Nhập công thức IF đơn giản để phân loại đơn lớn/đơn thường.
  3. 3Tạo thêm một cột Thứ trong tuần để thực hành tình huống quán nghỉ thứ 2.
  4. 4Nhập công thức IF lồng IF vào dòng đầu tiên.
  5. 5Kéo công thức xuống và kiểm tra vài dòng bằng mắt để chắc điều kiện đúng.
Lưu ý dễ sai
  • IF lồng IF dễ rối. Với người mới, chỉ nên lồng 2 tầng trước; nếu nhiều điều kiện hơn thì học IFS hoặc bảng tra cứu sau.
  • Trong Excel, chữ trong công thức phải đặt trong dấu nháy kép, ví dụ "Quán nghỉ".
4
SUMIF và COUNTIF
Chủ quán thường không chỉ hỏi tổng doanh thu, mà hỏi rõ hơn: Phở bò bán được bao nhiêu? Có bao nhiêu đơn không tiền mặt?
Lý thuyết

SUMIF là cộng nếu đúng điều kiện. COUNTIF là đếm nếu đúng điều kiện.

Ví dụ

Tính doanh thu riêng của Phở bò bằng cách cộng Thành tiền ở những dòng có Tên món là Phở bò.

Công thức mẫu

Doanh thu Phở bò

=SUMIF(D:D,"Phở bò",I:I)

Cột D là tên món, I là thành tiền. Nếu file dùng tiếng Việt có dấu, điều kiện có thể là Phở bò.

Đếm đơn hàng không tiền mặt

=COUNTIF(J:J,"Không tiền mặt")

Đếm số dòng có phương thức thanh toán là Không tiền mặt.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Tạo vùng báo cáo nhỏ bên phải bảng đơn hàng.
  2. 2Nhập tên món cần tính, ví dụ Phở bò.
  3. 3Dùng SUMIF để tính doanh thu món đó. Trong bài này, Tên món là cột D và Thành tiền JPY là cột I sau khi đã chèn cột.
  4. 4Dùng COUNTIF để đếm số đơn theo phương thức thanh toán. Sau khi chèn Thành tiền JPY, Thanh toán nằm ở cột J.
  5. 5Đổi điều kiện sang Cơm gà hoặc Bánh mì thịt để thấy kết quả thay đổi.
Lưu ý dễ sai
  • SUMIF rất nhạy với lỗi gõ chữ. Nếu Phở bò và Phở bò không thống nhất, kết quả sẽ thiếu.
  • Sau này khi dữ liệu lớn hơn, nên dùng Table reference thay vì cả cột D:D/I:I để dễ đọc.
5
Cố định ô bằng ký hiệu đô la $
Khi kéo công thức xuống nhiều dòng, có ô cần đổi theo từng dòng và có ô phải đứng yên. Dấu $ giúp khóa hàng hoặc khóa cột để công thức không chạy sai.
Lý thuyết

A2 là tham chiếu tương đối, kéo xuống sẽ thành A3, A4. $A$2 là cố định cả cột A và hàng 2, kéo đi đâu vẫn trỏ về đúng ô đó.

Ví dụ

Tamabee muốn quy đổi doanh thu JPY sang VND bằng tỷ giá đặt ở ô L2. Khi kéo công thức cho nhiều đơn hàng, ô tỷ giá phải luôn là $L$2.

Công thức mẫu

Không cố định ô

=I2*L2

Kéo xuống dòng 3 sẽ thành =I3*L3, dễ sai vì L3 không phải ô tỷ giá.

Cố định ô tỷ giá

=I2*$L$2

Kéo xuống sẽ thành =I3*$L$2, =I4*$L$2; ô tỷ giá luôn đứng yên.

Cố định một phần

=$A2 hoặc A$2

$A2 khóa cột A, A$2 khóa hàng 2. Dùng khi copy công thức ngang/dọc trong bảng ma trận.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Copy bảng Dữ liệu tỷ giá và dán bắt đầu từ ô K1 để giá trị tỷ giá 165 nằm ở ô L2.
  2. 2Thêm cột Doanh thu VND bên phải bảng doanh thu.
  3. 3Ở dòng đầu tiên, nhập =I2*$L$2.
  4. 4Kéo công thức xuống các dòng còn lại.
  5. 5Bấm vào từng công thức để kiểm tra phần $L$2 có đứng yên không.
  6. 6Phím tắt: chọn phần tham chiếu L2 trong công thức rồi bấm F4 để đổi giữa L2, $L$2, L$2, $L2.
Lưu ý dễ sai
  • Trên một số laptop Windows, cần bấm Fn + F4 thay vì F4.
  • Trên Mac, trong Excel thường dùng ⌘ + T hoặc Fn + F4 tùy bàn phím/thiết lập; nếu không được, gõ dấu $ thủ công.
  • Chỉ cố định ô chứa tham số chung như tỷ giá, thuế, phí; không cố định ô doanh thu từng dòng.

Bài tập thực hành

Tamabee có dữ liệu đơn hàng tuần 2 nhưng chưa có cột thành tiền, chưa phân loại đơn lớn và chưa quy đổi sang VND. Người học dùng công thức đã học để hoàn thiện bảng quản lý doanh thu.

Mở đề bài

Dữ liệu học lý thuyết để sao chép và xuất file

Người học có thể copy bảng vào Excel hoặc xuất file Excel mẫu để học theo phần lý thuyết ngay, không cần backend.

Dữ liệu doanh thu để copy

Copy bảng này vào Excel, chèn cột Thành tiền JPY giữa Giảm giá JPY và Thanh toán rồi thực hành SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, IF, SUMIF, COUNTIF.

NgàyMã đơnMã mónTên mónNhóm mónSố lượngĐơn giá JPYGiảm giá JPYThanh toán
2026-07-01OD001PHO001Phở bòPhở29800Không tiền mặt
2026-07-01OD002COM001Cơm gà TamabeeCơm18500Tiền mặt
2026-07-01OD003BMI001Bánh mì thịtBánh mì3650100Không tiền mặt
2026-07-02OD004PHO002Phở gàPhở19000Tiền mặt
2026-07-02OD005COM002Cơm sườn nướngCơm29200Không tiền mặt

File xuất là định dạng Excel-compatible .xls, mở được bằng Excel để thực hành mà không cần backend.

Dữ liệu tỷ giá để luyện cố định ô

Dán bảng này bắt đầu từ ô K1 để giá trị 165 nằm ở L2, rồi thực hành công thức =I2*$L$2.

Tham sốGiá trị
Tỷ giá VND165
Ngưỡng đơn lớn JPY2000
Ngày quán nghỉThứ 2

File xuất là định dạng Excel-compatible .xls, mở được bằng Excel để thực hành mà không cần backend.