OFFICES BASICS
Về timeline
Buổi 1Nhập liệuĐịnh dạng bảngSort/filterXác thực dữ liệu

Giáo trình Excel cho người mới

Dữ liệu nền tảng cho Quán Ăn Tamabee
Buổi đầu tiên không học công thức vội. Mục tiêu là biết cách tạo một bảng Excel sạch để các buổi sau tính doanh thu, tồn kho và báo cáo không bị sai từ gốc.

Sau bài này bạn làm được gì?

Sau buổi này, người học biết mở file mẫu, nhập dữ liệu món ăn, định dạng bảng, lọc dữ liệu và tạo danh sách chọn để tránh gõ sai.

1
Bảng dữ liệu Excel là gì?
Excel tính toán tốt khi dữ liệu được đặt thành bảng rõ ràng. Nếu mỗi dòng là một món và mỗi cột là một loại thông tin, ta có thể lọc, tính tổng và làm báo cáo rất nhanh.
Lý thuyết

Hãy tưởng tượng bảng menu như một cuốn sổ có cột cố định: mã món, tên món, nhóm món, giá bán, trạng thái. Không gộp nhiều ý vào một ô.

Ví dụ

Với Quán Ăn Tamabee, dòng PHO001 là Phở bò, nhóm Phở, giá 980 JPY, trạng thái Đang bán.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Mở file buoi-01-menu-tamabee.csv bằng Excel.
  2. 2Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu.
  3. 3Chọn Insert → Table, tích chọn My table has headers.
  4. 4Đổi tên table trong Table Design thành MenuTamabee.
  5. 5Kiểm tra mỗi cột chỉ chứa một loại thông tin, không merge cell trong vùng dữ liệu.
Lưu ý dễ sai
  • Không nên để dòng trống giữa bảng vì Filter và Pivot Table dễ hiểu nhầm vùng dữ liệu.
  • Mã món nên ngắn và ổn định, ví dụ PHO001, COM001, BMI001.
2
Sort, Filter và Xác thực dữ liệu
Người mới thường mất thời gian tìm dữ liệu bằng mắt. Filter giúp nhìn đúng phần cần xem, còn Xác thực dữ liệu giúp nhập dữ liệu thống nhất.
Lý thuyết

Filter giống như hỏi Excel: chỉ cho tôi xem nhóm Phở. Xác thực dữ liệu giống như tạo danh sách chọn để người nhập không gõ mỗi người một kiểu.

Ví dụ

Khi nhập nhóm món, người học chỉ được chọn Cơm, Phở, Bánh mì hoặc Đồ uống. Nhờ vậy sau này SUMIF theo nhóm món không bị sai vì có dòng ghi Phở hoặc phở.

Cách thao tác trên Excel thật

Đang hiển thị thao tác cho Windows.

  1. 1Chọn cột Nhóm món, bấm mũi tên Filter và chỉ chọn Phở để xem các món phở.
  2. 2Chọn cột giá bán, Sort Largest to Smallest để thấy món giá cao nhất.
  3. 3Tạo một vùng nhỏ chứa danh sách: Cơm, Phở, Bánh mì, Đồ uống.
  4. 4Chọn cột Nhóm món → Data → Data Validation → Allow: List.
  5. 5Ở Source, chọn vùng danh sách nhóm món vừa tạo.
Lưu ý dễ sai
  • Nếu máy dùng Excel tiếng Nhật/Anh thì tên menu có thể khác, nhưng vị trí chức năng Data → Data Validation thường tương tự.
  • Xác thực dữ liệu không thay thế việc kiểm tra dữ liệu; nó chỉ giảm lỗi nhập ban đầu.
Đề bài thực hànhDữ liệu riêng
Đề bài: chuẩn hóa menu mới của Tamabee
Quán Ăn Tamabee chuẩn bị thêm món cho tháng mới. Người học cần biến dữ liệu thô thành một bảng menu sạch để các buổi sau có thể tính doanh thu và báo cáo không bị sai.

Được dùng

  • Tạo Table trong Excel
  • Sort/filter
  • Xác thực dữ liệu (Data Validation) cho danh sách nhóm món

Kết quả cần nộp

Nộp một file Excel có Table menu sạch, dropdown nhóm món và vùng kết quả tóm tắt số món đang bán theo nhóm.

Yêu cầu tính toán

  1. Copy dữ liệu bài tập vào Excel và chuyển vùng dữ liệu thành Table tên MenuThucHanh.
  2. Tạo dropdown cho cột Nhóm món chỉ gồm Cơm, Phở, Bánh mì, Đồ uống.
  3. Lọc Trạng thái = Đang bán, sau đó ghi lại số món đang bán của từng nhóm.
  4. Sắp xếp Giá bán JPY từ cao xuống thấp để tìm món giá cao nhất và món giá thấp nhất.
  5. Tạo vùng kết quả nhỏ gồm Nhóm món, Số món đang bán, Món giá cao nhất và điền kết quả dựa trên thao tác lọc/sắp xếp.

Dữ liệu riêng để làm bài tập

Các bảng dưới đây dành riêng cho đề bài, có thể sao chép hoặc xuất Excel mẫu để thực hành.

Dữ liệu bài tập buổi 1 - menu mới

Dữ liệu riêng cho bài tập. Copy vào Excel, tạo Table rồi dùng filter/sort/Xác thực dữ liệu để trả lời đề bài.

Mã mónTên mónNhóm mónGiá bán JPYTrạng thái
COM101Cơm gà xối mỡCơm880Đang bán
COM102Cơm bò xàoCơm980Đang bán
COM103Cơm cá khoCơm920Ngừng bán
PHO101Phở bò táiPhở990Đang bán
PHO102Phở gà nấmPhở930Đang bán
PHO103Phở đặc biệtPhở1180Đang bán
BMI101Bánh mì heo quayBánh mì720Đang bán
BMI102Bánh mì gàBánh mì690Đang bán
DRK101Trà đáĐồ uống280Đang bán
DRK102Cà phê sữa đáĐồ uống480Đang bán

File xuất là định dạng Excel-compatible .xls, mở được bằng Excel để thực hành mà không cần backend.

Dữ liệu học lý thuyết để sao chép và xuất file

Người học có thể copy bảng vào Excel hoặc xuất file Excel mẫu để học theo phần lý thuyết ngay, không cần backend.

Dữ liệu menu Tamabee để copy

Copy bảng này vào Excel rồi chuyển thành Table để thực hành sort/filter và Xác thực dữ liệu.

Mã mónTên mónNhóm mónGiá bán JPYTrạng thái
COM001Cơm gà TamabeeCơm850Đang bán
COM002Cơm sườn nướngCơm920Đang bán
PHO001Phở bòPhở980Đang bán
PHO002Phở gàPhở900Đang bán
BMI001Bánh mì thịtBánh mì650Đang bán
DRK001Cà phê sữa đáĐồ uống480Đang bán

File xuất là định dạng Excel-compatible .xls, mở được bằng Excel để thực hành mà không cần backend.